¿A quién no le pasó de tener en la bandeja de entrada un mail kilométrico en el que se encomendaban mil tareas a realizar con miles de respuestas abajo detallando observaciones de cada una de esas tareas para un trabajo que involucra a todo el equipo? ¿Quién no recibió un mail contando el cuadro de situación de un proyecto (y que jamás leyó)?
Estas idas y vueltas de mail van pasando lentamente a la historia a partir de algunas herramientas superadoras para trabajar un equipo. Muchas aplicaciones ya no solo cumplen aquella función central del e-mail, sino que además permiten compartir un tablero virtual, recibir o enviar un mensaje a un canal grupal y hasta medir el tiempo que un trabajo necesita.
Acá un repaso sobre cómo son y para qué sirven algunas de las herramientas más destacadas del mercado laboral digital.
Trello.
Considerada una de las mejores herramientas para administrar tareas y coordinar equipos, y ubicada entre las más populares dentro de las aplicaciones destinadas al marketing digital. Se basa en el sistema de trabajo japonés denominado Kanbas, que permite reunir tableros y tarjetas en un espacio de trabajo para poder gerenciar diversas actividades. La primera impresión es que se trata de un gran pizarra virtual en la que podemos distribuir ‘post-its‘ según las prioridades o fecha de cada tarea asignada.
Esta herramienta permite que más de 20 personas puedan ser asociadas a un mismo proyecto y, a su vez, que ese grupo pueda gestionar diversas listas. Los tableros pueden ser privados o públicos. Trello tiene una muy buena versión gratuita y dos variantes pagas de 9,99 dólares por usuario por mes y de 20,83 dólares.
Time Doctor.
Se presenta como una herramienta que “ayuda a individuos y organizaciones a ser más productivos” y su meta principal, como de algún modo lo indica su nombre, es que aquellos que trabajan de manera remota no pierdan tiempo. Mediante un sistema de análisis ultra detallado, logra determinar en qué tareas una persona o su equipo invierte (o gasta) su valioso tiempo. De este modo, el usuario podrá mejorar su eficiencia. ¿De qué modo? Muy simple: Time Doctor puede determinar a qué sitios ingresa un empleado durante su horario de trabajo y cuánto permanece en páginas como Facebook o YouTube.
Hasta da la opción de enviarle al usuario una notificación para alertarlo sobre estos “excesos”. Para más precisiones, la aplicación incluye un servicio de GPS para saber la ubicación exacta del equipo al momento de trabajar.
Pagarle a un empleado según las horas registradas es otra de las funciones de esta herramienta, que brinda un período de pruebas gratuito durante 14 días. El precio de la versión paga es de 9,99 dólares por usuario por mes.
Monday.
Su sencillez y manejo intuitivo lo convierten en un aliado ideal cuando se trata de administrar proyectos y gestionar tareas grupales. A simple vista, su tablero entrega una imagen general de cómo avanza un equipo en la concreción de sus tareas y el status y prioridad de cada una de ellas.
Monday también permite elaborar agendas, calendarios o el control de recursos humanos. El plan más accesible, destinado a cinco usuarios, es de 39 dólares por mes.
Basecamp.
Ideal para la gestión de documentos, recordatorios automáticos, programaciones, agendas grupales y gestión de tareas. Permite compartir archivos entre los miembros de un equipo, asignar tareas y generar informes, funcionalidades que lucen en un dashboard en el que aparecen todos los programas. “Permite aumentar la responsabilidad, comunicarse de manera más eficiente y mantener a todos en la misma página”, avisa desde su sitio.
Costo US$ 99 por mes, que incluye cantidad ilimitada de usuarios y proyectos y 500gb de almacenamiento.
Slack.
Si bien en esencia es una herramienta de chat, que permite una comunicación grupal o personal, la posibilidad de crear canales que se convierten en espacios de colaboración hacen de Slack un dispositivo también adecuado para la organización y seguimiento de proyectos.
Permite subir archivos, hacer una llamada a cualquier persona o grupo dentro de tu equipo de trabajo, compartir documentos e integrar herramientas como Google Drive, Dropbox y Twitter, entre otros.
Tiene una versión gratuita y versiones pagas de entre 6,67 dólares y 12,50 dólares por usuario por mes.
